Mua hàng
1. Cấu hình chung
1.1. Bảng giá của nhà cung cấp
Đường dẫn: Module Mua hàng > Cấu hình > Bảng giá của nhà cung cấp
Người dùng vào mục Bảng giá của nhà cung cấp, nhấn chọn 
STT | Trường thông tin | Diễn giải |
1 | Nhà cung cấp | Chọn nhà cung cấp mà bảng giá này áp dụng. |
2 | Tên sản phẩm của nhà cung cấp | Tên sản phẩm của nhà cung cấp này sẽ được sử dụng khi in một yêu cầu báo giá. Để trống để sử dụng tên nội bộ. |
3 | Mã sản phẩm của nhà cung cấp | Mã sản phẩm của nhà cung cấp này sẽ được sử dụng khi in một yêu cầu báo giá. Để trống để sử dụng mã nội bộ. |
4 | Thời gian giao hàng | Thời gian (tính bằng ngày) mà nhà cung cấp giao sản phẩm. |
5 | Sản phẩm | Chọn sản phẩm trong hệ thống tương ứng với sản phẩm của nhà cung cấp. |
6 | Biến thể sản phẩm | Chọn biến thể cho sản phẩm. Nếu không chọn, giá nhà cung cấp sẽ áp dụng cho tất cả biến thể của sản phẩm này. |
7 | Số lượng | Số lượng cần mua từ nhà cung cấp |
8 | Đơn giá | Giá mua của một sản phẩm |
9 | Xác nhận | Ngày bắt đầu và kết thúc bảng giá của nhà cung cấp này |
1.2. Phê duyệt
Đường dẫn: Module Phê duyệt > Cấu hình > Loại phê duyệt
Người dùng vào mục Loại phê duyệt, chọn 
STT | Trường thông tin | Diễn giải |
1 | Mô tả | Người dùng nhập mô tả về loại phê duyệt |
2 | Loại phê duyệt | Người dùng chọn phê duyệt cho loại phân hệ nào |
3 | Trường | Người dùng lựa chọn trường cho các thuộc tính: + Bắt buộc: Trường này phải được nhập trước khi tiếp tục + Tùy chọn: Trường này có thể nhập hoặc không, không bắt buộc + Không: Trường này sẽ không hiển thị hoặc không sử dụng |
4 | Quản lý của nhân viên | Người dùng chọn cách thức quản lý của nhân viên đối với loại phê duyệt này + Là người phê duyệt: Khi người dùng chọn mục này, quản lý của nhân viên sẽ có tên trong danh sách người phê duyệt (có thể duyệt hoặc không) + Là Người phê duyệt bắt buộc: quản lý của nhân viên bắt buộc phải duyệt yêu cầu này |
5 | Người phê duyệt | Người dùng thêm thông tin về người phê duyệt: + Người dùng: Tên người dùng tham gia phê duyệt + Bắt buộc: Cho biết người đó có bắt buộc phải phê duyệt hay không + Level: Cấp độ phê duyệt của người dùng (cấp độ này chỉ được kích hoạt khi bật chức năng approve level mục 6) |
6 | Approve Level | Khi người dùng chọn, hệ thống sẽ cho phép phê duyệt theo cấp độ người phê duyệt |
7 | Trình tự phê duyệt | Khi người dùng tích vào ô này, người phê duyệt sẽ phải phê duyệt theo trình tự. Nếu như Quản lý Nhân viên được chọn làm người phê duyệt, họ sẽ là người đầu tiên (trình tự này không áp dụng cho chức năng duyệt theo cấp độ) |
8 | Phê duyệt tối thiểu | Người dùng chọn số người tối thiểu có thể tham gia phê duyệt. Nếu số người phê duyệt tối thiểu vượt quá số người phê duyệt mặc định, hệ thống sẽ báo lỗi. |
2. Tạo nhà cung cấp
Đường dẫn: Module Mua hàng > Đơn hàng > Nhà cung cấp
Người dùng nhấn chọn
STT | Trường thông tin | Diễn giải |
1 | Tên nhà cung cấp | Người dùng nhập tên nhà cung cấp |
2 | Địa chỉ | Người dùng nhập địa chỉ của nhà cung cấp |
3 | Mã số thuế | Người dùng nhập mã số thuế của nhà cung cấp |
4 | Sale Workflow | Quy trình bán hàng cho nhà cung cấp này (nếu có) |
5 | Là khách hàng? | Người dùng ấn chọn nếu nhà cung cấp này cũng là một khách hàng của công ty |
6 | Điện thoại | Người dùng nhập số điện thoại của nhà cung cấp |
7 | Trang web | Người dùng nhập trang web của nhà cung cấp |
8 | Form khảo sát | Người dùng chọn mẫu khảo sát liên quan đến nhà cung cấp (nếu có) |
3. Hợp đồng khung
Đường dẫn: Module Mua hàng > Đơn hàng > Hợp đồng khung
Người dùng nhấn chọn
STT | Trường thông tin | Diễn giải |
1 | Đại diện mua hàng | Người dùng chọn người chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng mua hàng. |
2 | Loại hợp đồng | Người dùng chọn loại hợp đồng, trong trường hợp này là Hợp đồng khung. |
3 | Nhà cung cấp | Người dùng nhập nhà cung cấp |
4 | Hạn chót hợp đồng | Ngày kết thúc hiệu lực của hợp đồng khung. |
5 | Ngày đặt hàng | Người dùng chọn ngày đặt hàng |
6 | Ngày giao hàng | Ngày giao hàng dự kiến theo kế hoạch. |
7 | Chứng từ gốc | Liên kết đến chứng từ liên quan |
8 | Sản phẩm | Người dùng chọn sản phẩm, nhập số lượng và đơn giá |
4. Đơn mua hàng
4.1. Yêu cầu báo giá
Đường dẫn: Module Mua hàng > Đơn hàng > Yêu cầu báo giá
Người dùng vào mục Yêu cầu báo giá, nhấn chọn
STT | Trường thông tin | Diễn giải |
1 | Nhà cung cấp | Chọn nhà cung cấp. Người dùng có thể tìm nhà cung cấp thông qua Tên, Mã số thuế, Email hoặc mã nội bộ. |
2 | Mã nhà cung cấp | Người dùng nhập mã nhà cung cấp. |
3 | Hợp đồng khung | Liên kết đến hợp đồng chung giữa công ty và nhà cung cấp (nếu có). |
4 | Hạn đặt hàng | Chọn thời hạn cuối cùng để gửi đơn đặt hàng dựa trên báo giá này. |
5 | Ngày hàng về dự kiến | Chọn ngày dự kiến nhận hàng từ nhà cung cấp. |
6 | Yêu cầu xác nhận | Đánh dấu nếu cần nhà cung cấp xác nhận đơn hàng trước khi tiến hành đặt hàng. |
7 | Tab sản phẩm | Người dùng chọn sản phẩm, nhập số lượng cần mua |
8 | Bên mua | Người dùng chọn bên mua |
9 | Chứng từ gốc | Liên kết đến chứng từ liên quan như yêu cầu báo giá hoặc đơn mua hàng |
10 | Điều khoản thanh toán | Người dùng chọn điều khoản thanh toán |
11 | Vị trí tài chính | Phân loại kế toán của đơn hàng này. |
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, người dùng ấn 
4.2. Phê duyệt
Đường dẫn: Module Phê duyệt > Cần xem lại (Đơn mua hàng)
STT | Trường thông tin | Diễn giải |
1 | Tiêu đề phê duyệt | Người dùng đặt tiêu đề cho yêu cầu phê duyệt cần tạo |
2 | Người yêu cầu | Thông tin người yêu cầu phê duyệt cho đơn hàng |
Đơn báo giá cần phê duyệt đang ở trạng thái Đã gửi. Người dùng chọn Phê duyệt hoặc Từ chối. Nếu chọn Phê duyệt, nhập lý do phê duyệt rồi ấn Xác nhận, trạng thái chuyển sang Đã phê duyệt. Nếu Từ chối, nhập lý do từ chối rồi ấn Xác nhận, trạng thái chuyển sang Từ chối.
4.3. Xác nhận đơn hàng
Đường dẫn: Module Mua hàng > Đơn hàng > Yêu cầu báo giá
Trạng thái chuyển từ YCBG thành Đã duyệt.
Ấn Gửi qua email hoặc In YCBG để gửi đơn yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp. Trạng thái chuyển sang YCBG đã gửi.
Ấn Xác nhận đơn hàng để chuyển đơn yêu cầu báo giá thành Đơn mua hàng. Trạng thái chuyển sang Đơn mua hàng.
4.4. Nhập kho
Đường dẫn: Module Tồn kho > Phiếu nhập kho
Hàng hoá đã sẵn sàng để nhập kho. Ấn Xác nhận để hoàn tất nhập kho.
Trạng thái:
- Nháp: Điều chuyển chưa được xác nhận.
- Sẵn sàng: Hàng đã sẵn sàng nhập kho, có thể tiến hành xác nhận.
- Hoàn tất: Quá trình nhập kho đã hoàn thành.
STT | Trường thông tin | Diễn giải |
1 | Đơn vị vận chuyển | Người dùng chọn đơn vị vận chuyển |
2 | Người phụ trách | Người dùng chọn người phụ trách nhập kho |
Nếu hàng hoá bị hư hỏng hay không đạt tiêu chuẩn thì có thể trả hàng. Ấn nút Trả hàng, nhập số lượng muốn trả.
4.5. Tạo hoá đơn
Đường dẫn: Module Mua hàng > Đơn hàng > Đơn mua hàng
Người dùng ấn vào đơn hàng có trạng thái Chờ hoá đơn, ấn nút 
4.6. Xác nhận hoá đơn
Đường dẫn: Module Kế toán > Hoá đơn mua hàng
Người dùng ấn
STT | Trường thông tin | Diễn giải |
1 | Nhà cung cấp | Thông tin của nhà cung cấp như tên, địa chỉ |
2 | Ngày hoá đơn | Người dùng nhập ngày tạo hoá đơn |
3 | Ngày hạch toán | Ngày ghi nhận giao dịch vào hệ thống kế toán. |
4 | Thông tin thanh toán | Thông tin thanh toán hiển thị trên hạng mục bút toán |
5 | Ngân hàng người nhận | Thông tin ngân hàng của nhà cung cấp để thực hiện thanh toán. |
6 | Ngày đến hạn | Ngày cuối cùng cần thanh toán hóa đơn. |
7 | Sổ nhật ký | Loại nhật ký kế toán được sử dụng để ghi nhận hóa đơn. Ở trường hợp này là Hoá đơn mua hàng |
8 | Tự động hoàn thành | Cho phép hệ thống tự động đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng hoặc các hóa đơn cũ để hoàn tất dữ liệu. |
4.7. Thanh toán
Đường dẫn: Module Kế toán > Hoá đơn mua hàng
Trạng thái:
- Nháp: Hóa đơn chưa được xác nhận hoặc vào sổ kế toán. Có thể chỉnh sửa hoặc xóa nếu cần.
- Đã vào sổ: Hóa đơn đã được xác nhận và ghi nhận vào sổ kế toán.Khi đã vào sổ, việc chỉnh sửa sẽ bị hạn chế, cần thực hiện bút toán điều chỉnh nếu có sai sót.
Người dùng ấn
