Chi phí

Mục lục

1. Tổng quan tài liệu

Phạm vi tài liệu

Tài liệu này được xây dựng theo mục đích cung cấp các thông tin chi tiết cách xem và sử dụng các chức năng trên phân hệ Chi phí.

2. Quy trình và nghiệp vụ

2.1. Tổng quan Module Chi phí

Đường dẫn: Module Chi phí > Chi tiêu của tôi

Màn hình hiển thị dưới dạng view list gồm các thông tin như trong ảnh.

STT	Trường thông tin	Diễn giải
1	Ngày lên chi phí	Ngày tạo chi tiêu trên hệ thống
2	Mô tả	Tên của chi tiêu. Ví dụ: Tiếp khách, mua vật tư,...
3	Nhân viên	Người tạo chi tiêu trên hệ thống
4	Thanh toán bằng	Phương thức thanh toán của chi tiêu: Nhân viên (để bồi hoàn): Nhân viên tự thanh toán trước và sau đó yêu cầu công ty hoàn lại. Công ty: Công ty thanh toán trực tiếp khoản chi tiêu này.
5	Phân bổ phân tích	Chỉ định khoản chi tiêu thuộc về bộ phận nào hoặc dự án nào
6	Tổng	Tổng số tiền của khoản chi tiêu đã ghi nhận
7	Trạng thái	Trạng thái hiện tại của khoản chi phí: Chờ báo cáo: Chi tiêu đang ở trạng thái nháp, chưa được gửi để xem xét. Nhân viên có thể chỉnh sửa hoặc xóa nếu cần. Để trình: Chi tiêu đã được đưa vào một báo cáo chi tiêu nhưng chưa chính thức được gửi để phê duyệt. Đã trình: Báo cáo chi tiêu đã được gửi lên cấp quản lý hoặc bộ phận tài chính để xem xét. Đã phê duyệt: Báo cáo chi tiêu đã được chấp thuận, chờ thanh toán nếu cần hoàn tiền cho nhân viên. Hoàn tất: Chi tiêu đã được xử lý đầy đủ Bị từ chối: Báo cáo chi tiêu không được chấp thuận

2.2. Hoạt động Kê khai chi phí

Đường dẫn: Module Chi phí > Kê khai của tôi

Người dùng nhấn nút Mới để tiến hành Kê khai chi phí. Sau khi nhấn nút sẽ xuất hiện màn hình như bên dưới, nhập nội dung kê khai ở mục (1) và nhấn chọn Thêm một dòng để xuất hiện cửa sổ Các dòng chi tiêu. Người dùng nhấn Mới để chuyển sang cửa sổ Các dòng chi tiêu.

Tại cửa sổ Các dòng chi tiêu, người dùng nhập các thông tin sau:

STT	Trường thông tin	Diễn giải	Bắt buộc nhập?
1	Mô tả	Tên chi tiêu	Có
2	Danh mục	Danh mục của khoản chi tiêu	Có
3	Tổng	Tổng số tiền của khoản chi tiêu
4	Đã bao gồm thuế	Nếu chi tiêu có thuế, người dùng nhập thuế của khoản chi tiêu
5	Nhân viên	Mặc định ban đầu là người tạo chi tiêu trên hệ thống, có thể thay đổi thành người khác
6	Thanh toán bằng	Chọn phương thức thanh toán
7	Ngày lên chi phí	Mặc định ban đầu là thời điểm tạo chi phí trên hệ thống
8	Phân bổ phân tích	Chọn bộ phận hoặc dự án sử dụng khoản chi tiêu này	Có
9	Ghi chú	Ghi chú chi tiêu

Sau khi nhập xong thông tin, người dùng nhấn Lưu & đóng để lưu khoản chi tiêu vừa nhập, hoặc nhấn Lưu & tạo mới để tạo mới một khoản chi tiêu khác.

Sau khi hoàn tất nhập các khoản chi tiêu, người dùng nhấn vào biểu tượng đám mây để nhấn lưu.

2.3. Hoạt động Báo cáo chi tiêu cho người quản lý

Đường dẫn: Module Chi phí > Kê khai của tôi

Người dùng chọn khoản chi tiêu muốn trình cho người quản lý sau đó sẽ xuất hiện màn hình như ảnh bên dưới. Người dùng nhấn Trình cho Người Quản lý để gửi yêu cầu phê duyệt chi tiêu.

Sau khi nhấn Trình cho Người Quản lý, báo cáo chi tiêu sẽ được chuyển cho người quản lý để yêu cầu phê duyệt và trạng thái sẽ chuyển sang Để trình như hình.