CHÍNH SÁCH CỘNG TÁC VIÊN KINH DOANH

MỤC LỤC

I. CHÍNH SÁCH CỘNG TÁC VIÊN KINH DOANH

II. QUY CHẾ PHỐI HỢP GIỮA CÔNG TY SGCo (NVKD) VÀ CTV

I. CHÍNH SÁCH CỘNG TÁC VIÊN KINH DOANH

Mã văn bản: CS-CTV-SGCo-2025

• Phiên bản: 1.0
• Ngày hiệu lực: 01/07/2025

Điều 1: Mục Đích và Nguyên Tắc

1.    Mục đích:

• Chính sách này được ban hành nhằm xây dựng và phát triển mạng lưới Cộng tác viên (CTV) kinh doanh, góp phần mở rộng thị trường, gia tăng doanh thu cho các sản phẩm, dịch vụ của SGCo.
• Tạo ra một cơ chế hợp tác công bằng, minh bạch và cùng có lợi, mang lại nguồn thu nhập hấp dẫn cho các đối tác và nhân viên SGCo.

2.    Nguyên tắc:

• Minh bạch: Mọi hoạt động giới thiệu, ghi nhận và chi trả hoa hồng đều phải được thực hiện và ghi lại trên hệ thống Odoo của SGCo. Dữ liệu trên Odoo là cơ sở duy nhất để giải quyết các vấn đề liên quan.
• Công bằng: Ghi nhận hoa hồng cho CTV đầu tiên đăng ký thành công khách hàng tiềm năng trên hệ thống.
• Tuân thủ: Tất cả các bên tham gia (CTV và các bộ phận liên quan của SGCo) phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình được nêu trong chính sách này. Phải được kích hoạt chế độ CTV trong module CTV trong hệ thống Odoo

Điều 2: Đối Tượng và Phạm Vi Áp Dụng

1.    Đối tượng áp dụng (CTV):

• Nội bộ: Toàn bộ nhân viên chính thức của SGCo không thuộc các phòng ban có chức năng kinh doanh, bán hàng, phát triển kinh doanh.
• Bên ngoài: Các cá nhân, tổ chức, đối tác có mong muốn hợp tác và được SGCo chấp thuận.

2.    Phạm vi: Chính sách này áp dụng cho việc giới thiệu thành công các khách hàng mới ký hợp đồng sử dụng sản phẩm/dịch vụ do SGCo cung cấp.

Điều 3: Cơ Cấu Hoa Hồng Hỗn Hợp Bền Vững

Mục tiêu của cơ cấu này là tạo ra một dòng thu nhập thụ động bền vững cho Cộng tác viên (CTV), khuyến khích họ không chỉ giới thiệu khách hàng mà còn mong muốn khách hàng đó gắn bó lâu dài với công ty. Điều này  thể hiện sự trân trọng của SGCo đối với những đóng góp dài hạn.

CTV sẽ nhận được hoa hồng dựa trên giá trị hợp đồng (chưa bao gồm VAT) mà khách hàng thanh toán cho SGCo. Cơ cấu hoa hồng được thiết kế để ghi nhận và tưởng thưởng cho CTV trong suốt vòng đời của khách hàng tại SGCo, cụ thể như sau:

1.    Hoa hồng Hợp đồng Mới:

• Mức hưởng: 10% trên tổng giá trị thanh toán thực tế (sau khi đã trừ tiền gửi vào của KH, Thuế GTGT, TNDN, chi phí bán hàng) của khách hàng đầu tiên ký hợp đồng.
• Điều kiện: Áp dụng cho lần ký hợp đồng đầu tiên giữa khách hàng và SGCo.

2.    Hoa hồng Duy trì & Tái ký:

• Mục đích: Tạo động lực để CTV tìm kiếm những khách hàng chất lượng, có tiềm năng gắn bó lâu dài, đồng thời tạo ra nguồn thu nhập thụ động bền vững cho CTV.
• Cơ cấu:
• • •   Năm thứ 2: CTV nhận thêm 5% trên tổng giá trị thanh toán thực tế của khách hàng khi họ tái ký hoặc gia hạn hợp đồng sang năm thứ hai.
    •   Năm thứ 3: CTV nhận thêm 3% trên tổng giá trị thanh toán thực tế của khách hàng khi họ tái ký hoặc gia hạn hợp đồng sang năm thứ ba.
    •   Từ năm thứ 4 trở đi: CTV nhận 1% trên tổng giá trị thanh toán thực tế của khách hàng cho mỗi năm tái ký hoặc gia hạn sau đó.

​3.    Bảng Tóm Tắt & Ví dụ Minh Họa:

• Ví dụ: CTV A giới thiệu Công ty B ký hợp đồng dịch vụ với SGCo trị giá 200.000.000 VNĐ/năm.( sau khi đã trừ tiền gửi vào của KH, Thuế GTGT, TNDN, chi phí bán hàng)
• Năm 1: Công ty B thanh toán đủ. Hoa hồng của CTV A = 200.000.000 * 10% = 20.000.000 VNĐ.
• Năm 2: Công ty B tái ký hợp đồng. Hoa hồng của CTV A = 200.000.000 * 5% = 10.000.000 VNĐ.
• Năm 3: Công ty B tiếp tục tái ký. Hoa hồng của CTV A = 200.000.000 * 3% = 6.000.000 VNĐ.
• Năm 4: Công ty B vẫn tái ký. Hoa hồng của CTV A = 200.000.000 * 1% = 2.000.000 VNĐ.
• Năm 5, 6, 7...: Nếu Công ty B vẫn tiếp tục gia hạn, CTV A sẽ tiếp tục nhận được 2.000.000 VNĐ cho mỗi năm.

Điều 4: Quy Trình Vận Hành Trên Hệ Thống Odoo

1.    Bước 1: Đăng ký CTV:

• Ứng viên điền thông tin vào form đăng ký CTV của SGCo.
• Bộ phận phụ trách duyệt và tạo tài khoản CTV trên Odoo. Mỗi CTV được cấp một mã giới thiệu (Referral Code) duy nhất và quyền truy cập vào cổng thông tin CTV.

2.    Bước 2: Ghi nhận Khách hàng Tiềm năng (Lead):

• Bắt buộc: Mọi khách hàng tiềm năng phải được ghi nhận vào Odoo thông qua một trong hai cách sau để được xem là hợp lệ:

​ ​§  Cách 1 (CTV chủ động): CTV đăng nhập vào Odoo và tạo một Lead mới với đầy đủ thông tin khách hàng. Hệ thống sẽ tự động gán Lead này cho CTV.

​ ​§  Cách 2 (Khách hàng chủ động): ​CTV gửi mã giới thiệu hoặc đường link giới thiệu (có chứa mã) cho khách hàng. Khi khách hàng điền thông tin vào website/form ​của SGCo, hệ thống sẽ tự động ghi nhận.

• Lưu ý: Mọi hình thức giới thiệu khác (qua email, điện thoại, tin nhắn...) không được ghi nhận trên Odoo sẽ không được tính hoa hồng.

3.    Bước 3: Xử lý và Chốt Hợp đồng:

• Bộ phận Kinh doanh của SGCo tiếp nhận Lead từ Odoo, chịu trách nhiệm tư vấn, đàm phán và chốt hợp đồng.
• CTV có thể theo dõi trạng thái của Lead (Mới, Đang xử lý, Thất bại, Thành công) qua tài khoản Odoo của mình.

4.    Bước 4: Xác nhận Doanh thu và Tính Hoa hồng:

• Một hợp đồng được xem là "Thành công" khi:
• • Hai bên đã ký kết hợp đồng chính thức.
  • SGCo đã nhận được khoản thanh toán hợp lệ đợt đầu tiên từ khách hàng.
• Khi bộ phận Kinh doanh cập nhật trạng thái "Thành công" và Kế toán xác nhận thanh toán trên Odoo, hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền hoa hồng cho CTV.

5.    Bước 5: Đối soát và Thanh toán:

• Kỳ đối soát: Hệ thống sẽ tự động chốt dữ liệu hoa hồng phát sinh từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của mỗi tháng.
• Kỳ thanh toán: Bộ phận Kế toán sẽ chi trả hoa hồng cho CTV qua chuyển khoản ngân hàng trong khoảng thời gian từ ngày 10 đến ngày 15 của tháng kế tiếp.

Điều 5: Các Quy Định Xử Lý Tình Huống

1.    Trùng lặp Khách hàng tiềm năng:

• Nếu nhiều CTV cùng giới thiệu một khách hàng, hoa hồng sẽ được tính cho CTV nào ghi nhận thông tin Lead trên hệ thống Odoo đầu tiên. Dấu thời gian (timestamp) trên Odoo là bằng chứng duy nhất.

2.    Thời hạn Hiệu lực của Lead:

• Một Lead do CTV giới thiệu sẽ có hiệu lực trong vòng 90 ngày. Nếu sau 90 ngày, bộ phận Kinh doanh không thể chốt hợp đồng, Lead đó sẽ trở thành Lead tự do và bất kỳ CTV nào (kể cả CTV ban đầu) cũng có thể giới thiệu lại.

3.    Khách hàng hủy hợp đồng, giảm giá trị hợp đồng hoặc không thanh toán:

• Nếu khách hàng hủy hợp đồng, giảm giá trị hợp đồng và SGCo phải giảm giá trị, hoàn lại tiền cho khách trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký, hoa hồng đã trả cho CTV (nếu có) sẽ được thu hồi bằng cách cấn trừ vào các khoản hoa hồng tiếp theo.
• Hoa hồng chỉ được tính trên số tiền thực nhận từ khách hàng.

4.    Trách nhiệm Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN):

• SGCo có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN 10% (hoặc theo quy định hiện hành) trên tổng số tiền hoa hồng theo từng đợt trước khi chi trả cho CTV là cá nhân.
• CTV có trách nhiệm cung cấp các thông tin theo quy định của nhà nước để SGCo khấu trừ thuế

5.    Giải quyết Tranh chấp:

• Mọi thắc mắc, tranh chấp sẽ được ưu tiên giải quyết thông qua đối thoại và thương lượng.
• Trong mọi trường hợp, dữ liệu được ghi nhận trên hệ thống Odoo sẽ là cơ sở cuối cùng để Ban Giám đốc SGCo đưa ra quyết định cuối cùng.

Điều 6: Điều Khoản Thi Hành

• Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày ban hành và thay thế cho tất cả các chính sách, thỏa thuận miệng hoặc văn bản trước đó liên quan đến hoa hồng cộng tác viên.
• SGCo có quyền sửa đổi, bổ sung các điều khoản trong chính sách này để phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế. Mọi thay đổi sẽ được thông báo chính thức đến toàn bộ CTV và công khai trên trang web của công ty, mục Cộng tác viên.

ĐẠI DIỆN CÔNG TY SGC

II. QUY CHẾ PHỐI HỢP GIỮA CÔNG TY SGCo (NVKD) VÀ CTV

Công ty SGCo - Đại diện là nhân viên kinh doanh được giao nhiệm vụ sẽ là người nhận lead từ CTV và xử lý

Dưới đây là phiên bản hoàn chỉnh, diễn đạt rõ ràng hơn để CTV hiểu đúng vai trò và tránh xung đột với NVKD trong quá trình xử lý Lead:

Quy định phối hợp với Cộng tác viên (CTV)

1. Vai trò của Bộ phận Kinh doanh
   • Bộ phận Kinh doanh SGCo là đơn vị chính thức tiếp nhận Lead từ hệ thống Odoo, thực hiện các bước tư vấn – đàm phán – chốt hợp đồng với khách hàng.
   • Toàn bộ thông tin trao đổi, báo giá, thương lượng và ký kết hợp đồng đều do NVKD phụ trách chính chịu trách nhiệm.
2. Trách nhiệm và quyền hạn của CTV
   • CTV có thể theo dõi tiến độ Lead qua tài khoản Odoo cá nhân, với các trạng thái:
     Mới – Đang xử lý – Thất bại – Thành công.
   • Khi đã chuyển Lead cho NVKD phụ trách, CTV cần tin tưởng và tạo điều kiện thuận lợi để NVKD làm việc hiệu quả với khách hàng.
   • CTV nên cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết và quan trọng (như đầu mối liên hệ, thói quen trao đổi, yêu cầu kỹ thuật, thông tin ngân sách, thời điểm khách có nhu cầu…) giúp NVKD hiểu rõ hơn và tăng khả năng trúng hợp đồng.
   • CTV không nên can thiệp vào quá trình làm việc của NVKD, không liên hệ hoặc hỏi liên tục về tiến độ, nội dung đàm phán hay kết quả thương lượng.
3. Cơ chế theo dõi và phối hợp
   • NVKD có trách nhiệm cập nhật thường xuyên trạng thái Lead trên Odoo, để CTV có thể theo dõi mọi bước tiến của quá trình xử lý mà không cần hỏi lại nhiều lần.
   • Trường hợp cần góp ý hoặc có thông tin hỗ trợ, CTV có thể gửi góp ý hoặc ghi chú ngay trên Odoo, tránh trao đổi qua kênh riêng lẻ làm gián đoạn quy trình.
4. Nguyên tắc chung
   • Mục tiêu của SGCo là xây dựng mối quan hệ hợp tác dựa trên niềm tin, sự chuyên nghiệp và hiệu quả.
   • CTV và NVKD cùng hướng tới kết quả cuối cùng là hợp đồng thành công, nhưng mỗi bên có vai trò riêng biệt và cần tôn trọng ranh giới nghiệp vụ.

​