DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG DỮ LIỆU VÀ HỒ SƠ GÌ ĐỂ PHÂN LOẠI ĐIỀU KIỆN LAO ĐỘNG

Một trong những tình huống SGCo thường gặp khi làm việc với doanh nghiệp là:

“Doanh nghiệp có báo cáo quan trắc rồi, vậy có đủ hồ sơ để phân loại điều kiện lao động chưa?”

Câu trả lời là: chưa chắc.

Bởi phân loại điều kiện lao động không chỉ dựa vào một báo cáo quan trắc.

Theo Thông tư 03/2025/TT-BLĐTBXH, việc đánh giá, phân loại cần xem xét nghề/công việc, quy mô mẫu, các yếu tố đặc trưng, thời gian tiếp xúc và các dữ liệu liên quan đến điều kiện lao động.

Vì vậy, chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu dữ liệu, phải bổ sung hoặc thực hiện lại đánh giá.

1. Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định đúng “nghề, công việc” cần phân loại

Đây là dữ liệu đầu tiên nhưng cũng là phần dễ bị bỏ qua.

Doanh nghiệp không nên chỉ cung cấp: “Nhà máy có 200 lao động.” Mà cần xác định rõ:

Thông tin	Ví dụ
Tên nghề/công việc	Công nhân vận hành máy
Bộ phận	Xưởng cơ khí
Công đoạn	Gia công, mài, cắt
Số lượng lao động	25 người
Ca làm việc	Ca 1, ca 2, ca 3
Thời gian làm việc	8 giờ/ca
Thời gian tiếp xúc	6 giờ/ca
Điều kiện làm việc	Trong nhà xưởng
Yếu tố tiếp xúc	Ồn, rung, bụi, nhiệt…

Việc xác định đúng nghề/công việc là cơ sở để xác định phạm vi đánh giá.

Thông tư 03/2025/TT-BLĐTBXH quy định bước đầu tiên của phương pháp đánh giá, tính điểm là xác định tên nghề, công việc cần đánh giá, xác định điều kiện lao động và quy mô lấy mẫu.

2. Hồ sơ về cơ cấu lao động

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Danh sách người lao động;
• Chức danh/công việc;
• Bộ phận làm việc;
• Số lượng người làm cùng nghề/công việc;
• Số ca làm việc;
• Thời gian làm việc mỗi ca;
• Phân bố lao động theo từng công đoạn.

Thông tin này đặc biệt quan trọng khi xác định quy mô mẫu.

Thông tư 03/2025/TT-BLĐTBXH quy định việc lấy mẫu đối với mỗi nghề, công việc phải bảo đảm quy mô mẫu phù hợp với loại hình, quy mô cơ sở và tính đại diện.

3. Hồ sơ mô tả công việc

Một bộ hồ sơ tốt nên thể hiện người lao động thực tế làm gì.

Ví dụ đối với công nhân hàn, có thể cần mô tả:

• Hàn MIG/MAG;
• Hàn TIG;
• Cắt kim loại;
• Mài sản phẩm;
• Làm việc trong bao lâu mỗi ca;
• Có sử dụng thiết bị bảo hộ không;
• Khu vực làm việc;
• Hệ thống thông gió;
• Nguyên vật liệu sử dụng;
• Các yếu tố phát sinh.

Điều này giúp tránh tình trạng chỉ dựa vào chức danh trên giấy tờ nhưng không phản ánh đúng công việc thực tế.

4. Kết quả quan trắc môi trường lao động

Đây là nhóm dữ liệu rất quan trọng.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Báo cáo quan trắc;
• Phiếu kết quả đo;
• Phiếu phân tích mẫu;
• Danh sách vị trí lấy mẫu;
• Thời gian lấy mẫu;
• Chỉ tiêu quan trắc;
• Phương pháp đo/phân tích;
• Kết quả từng chỉ tiêu;
• Hồ sơ các kỳ quan trắc trước nếu cần đối chiếu.

Đặc biệt, không phải cứ có báo cáo quan trắc là có thể sử dụng ngay cho phân loại.

Thông tư 03/2025/TT-BLĐTBXH yêu cầu việc áp dụng kết quả quan trắc môi trường lao động định kỳ cho nhóm yếu tố vệ sinh môi trường phải phù hợp về quy mô mẫu, vị trí lấy mẫu và thời điểm lấy mẫu với việc đánh giá phân loại điều kiện lao động.

5. Dữ liệu về thời gian tiếp xúc

Đây là dữ liệu doanh nghiệp rất dễ thiếu.

Ví dụ:

Công việc	Yếu tố	Thời gian tiếp xúc/ca
Công nhân mài	Tiếng ồn	6 giờ
Công nhân mài	Bụi	5 giờ
Công nhân hàn	Khói hàn	4 giờ
Công nhân lò	Nhiệt	3 giờ

Thời gian tiếp xúc có thể ảnh hưởng đến cách đánh giá, cho điểm theo phương pháp quy định.

Thông tư 03/2025/TT-BLĐTBXH quy định các trường hợp điều chỉnh điểm theo thời gian tiếp xúc, trong đó có quy định riêng đối với một số yếu tố như hóa chất độc, điện từ trường, rung, ồn, bức xạ ion hóa, thay đổi áp suất và yếu tố gây bệnh truyền nhiễm.

Vì vậy:

Không nên chỉ ghi “có tiếp xúc” mà cần xác định người lao động tiếp xúc trong bao lâu.

6. Hồ sơ về máy móc, thiết bị và công nghệ

Doanh nghiệp nên cung cấp thông tin về:

• Máy móc chính;
• Thiết bị sản xuất;
• Công suất;
• Công đoạn;
• Nguyên lý hoạt động;
• Nguồn phát sinh tiếng ồn;
• Nguồn phát sinh rung;
• Nguồn phát sinh bụi;
• Nguồn phát sinh nhiệt;
• Hệ thống thông gió;
• Biện pháp kiểm soát hiện có.

Ví dụ:

Máy nghiền → phát sinh tiếng ồn + rung + bụi

Lò nung → nhiệt + bức xạ nhiệt + vi khí hậu

Khu vực hàn → khói hàn + bức xạ + nhiệt

Việc hiểu nguồn phát sinh giúp xác định đúng các yếu tố cần đánh giá.

7. Hồ sơ nguyên liệu và hóa chất

Đặc biệt quan trọng đối với:

• Nhà máy hóa chất;
• Sơn;
• In ấn;
• Nhựa;
• Xi măng;
• Cơ khí;
• Điện tử;
• Sản xuất vật liệu;
• Xử lý bề mặt.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Danh mục hóa chất;
• Tên hóa chất;
• Mục đích sử dụng;
• Công đoạn sử dụng;
• Khối lượng sử dụng;
• SDS/Phiếu an toàn hóa chất nếu có;
• Vị trí sử dụng;
• Hình thức tiếp xúc.

Đây là cơ sở quan trọng để nhận diện các yếu tố hóa học có thể ảnh hưởng đến người lao động.

8. Hồ sơ vệ sinh lao động

Nếu doanh nghiệp đã có Hồ sơ vệ sinh lao động, nên chuẩn bị đầy đủ để rà soát.

Có thể bao gồm:

• Danh sách vị trí;
• Yếu tố có hại;
• Công đoạn phát sinh;
• Kết quả đánh giá;
• Biện pháp kiểm soát;
• Kết quả quan trắc;
• Các vấn đề tồn tại.

Nghị định 44/2016/NĐ-CP là một trong những văn bản quan trọng quy định về hoạt động quan trắc môi trường lao động.

Doanh nghiệp nên kiểm tra xem hồ sơ hiện tại có còn phản ánh đúng nhà máy hay không.

9. Hồ sơ về biện pháp kiểm soát nguy cơ

Không chỉ cần biết “có yếu tố nguy hiểm, có hại”, doanh nghiệp cũng nên cung cấp thông tin về cách đang kiểm soát chúng.

Ví dụ:

Nguy cơ	Biện pháp kiểm soát
Tiếng ồn	Cách âm, bảo trì máy
Bụi	Hút bụi cục bộ
Hóa chất	Thông gió, thiết bị bảo hộ
Nhiệt	Cách nhiệt, thông gió
Rung	Giảm chấn, bảo trì thiết bị
Khói hàn	Hút khói cục bộ

Thông tin này giúp đánh giá điều kiện lao động sát với thực tế hơn.

10. Những thay đổi gần đây của nhà máy

Doanh nghiệp nên đặc biệt ghi chú nếu có:

• Dây chuyền mới;
• Máy móc mới;
• Hóa chất mới;
• Nguyên liệu mới;
• Mở rộng nhà xưởng;
• Thay đổi mặt bằng;
• Tăng công suất;
• Thay đổi số ca;
• Thay đổi quy trình sản xuất.

Bởi một báo cáo được thực hiện khi nhà máy có điều kiện A có thể không còn đại diện khi nhà máy chuyển sang điều kiện B.

11. Bộ hồ sơ doanh nghiệp nên chuẩn bị

Có thể gom thành 8 nhóm hồ sơ chính:

STT	Nhóm dữ liệu/hồ sơ	Mục đích
1	Danh sách nghề, công việc	Xác định đối tượng đánh giá
2	Số lượng lao động	Xác định quy mô
3	Mô tả công việc	Hiểu điều kiện làm việc thực tế
4	Hồ sơ quan trắc	Cung cấp dữ liệu môi trường
5	Thời gian tiếp xúc	Phục vụ đánh giá yếu tố
6	Máy móc – công nghệ	Nhận diện nguồn phát sinh
7	Hóa chất – nguyên liệu	Nhận diện yếu tố hóa học
8	Biện pháp kiểm soát	Đánh giá điều kiện thực tế

12. Checklist trước khi SGCo triển khai

Doanh nghiệp có thể tự kiểm tra nhanh:

☐ Có danh sách nghề/công việc cần đánh giá
☐ Có số lượng lao động theo từng nghề/công việc
☐ Có mô tả công việc
☐ Có sơ đồ mặt bằng
☐ Có quy trình công nghệ
☐ Có danh mục máy móc
☐ Có danh mục nguyên liệu/hóa chất
☐ Có Hồ sơ vệ sinh lao động
☐ Có báo cáo quan trắc môi trường lao động
☐ Có dữ liệu vị trí và thời gian lấy mẫu
☐ Có thông tin thời gian tiếp xúc
☐ Có thông tin về biện pháp kiểm soát
☐ Có hồ sơ các thay đổi mới của nhà máy

Nếu thiếu một số dữ liệu, doanh nghiệp không nhất thiết phải tự bổ sung một cách máy móc.
Nên rà soát để xác định dữ liệu nào thực sự cần thiết cho nghề/công việc đang đánh giá.

13. SGCo hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

SGCo có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo hướng “rà soát trước – thực hiện đúng – có kết quả sử dụng được”.

Bước 1 – Tiếp nhận thông tin: Doanh nghiệp cung cấp ngành nghề, quy mô, danh sách công việc và hồ sơ hiện có.

Bước 2 – Rà soát: SGCo kiểm tra dữ liệu đã có và xác định những nội dung còn thiếu.

Bước 3 – Khảo sát thực tế: Đánh giá công nghệ, công đoạn, vị trí làm việc và yếu tố tiếp xúc.

Bước 4 – Quan trắc khi cần thiết: Thực hiện đo, lấy mẫu và phân tích các yếu tố phù hợp.

Bước 5 – Đánh giá: Sử dụng dữ liệu phù hợp để thực hiện đánh giá theo quy định hiện hành.

Bước 6 – Hoàn thiện hồ sơ: Hỗ trợ doanh nghiệp hệ thống hóa kết quả và hồ sơ phục vụ công tác quản lý.

SGCo không chỉ giúp doanh nghiệp “có một báo cáo”, mà hướng đến việc giúp doanh nghiệp có một bộ dữ liệu đủ rõ để biết điều kiện lao động đang ở đâu và cần cải thiện điều gì.

Phân loại điều kiện lao động không nên bắt đầu bằng việc tìm một biểu mẫu để điền.

Nó nên bắt đầu từ việc:

Hiểu đúng nghề → hiểu đúng công việc → hiểu đúng điều kiện làm việc → có dữ liệu phù hợp → đánh giá đúng → phân loại đúng.

Thông tư 03/2025/TT-BLĐTBXH đã quy định cụ thể tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động và có hiệu lực từ 01/04/2025.

Doanh nghiệp càng chuẩn bị đầy đủ dữ liệu từ đầu thì quá trình đánh giá càng thuận lợi, hạn chế tình trạng thiếu hồ sơ, thiếu dữ liệu hoặc phải thực hiện bổ sung nhiều lần.

📌 SGCo – Giải pháp quản lý điều kiện lao động cho doanh nghiệp

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ SÀI GÒN – SGCo

Dịch vụ: Quan trắc môi trường lao động | Phân loại điều kiện lao động | Tư vấn An toàn – Vệ sinh lao động

📞 Hotline: 1900 1713 – 08.1900 1713
📧 Email: info@hsevn.com.vn
🌐 Website: hsevn.com.vn